【収納を整える】書類管理が苦手な人向け!書類の整え方と向いていない収納グッズはコレ

書類管理

おうちのインテリアと
収納のバランスをコーディネート

ライフオーガナイザーのきづきともこです。

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3月にどうしても取り組んでおきたかったワークスペースの見直し。

利き脳が右脳タイプの私は、どうしても細かい書類の管理が不得意です。

今日はそんな書類管理が不得意な私でも続く、書類管理の仕組みと収納グッズをご紹介しようと思います。

※今回はワークスペースを例にしていますが、おうちの書類管理にも通じるところがあると思いますのでぜひ参考にしてみてください。

お片づけの手順に沿って考える

お片づけの講座で必ずお伝えしていることは、お片づけの手順のお話です。

手順通りに行う事で、作業もサクサク進み、結果リバウンドしにくい収納ができる事を身をもって体験しているからです。

特に私のように、見えない収納や細かく仕切られた収納が不得意な、利き脳が右脳タイプさんは、どんな収納グッズでどんな収納方法にするかよりも、どんなふうに分けて、どうやって維持するかがめちゃくちゃ大事なんですね。

お片づけの手順は、簡単にまとめると

頭の中の整理⇒整理⇒収納⇒維持 です。

というわけで、まずはどんな書類に分けられるかを書き出して頭の中を整理しました。

 

どんなカテゴリーで分けるか決める

私の場合は、在宅ワークで仕事関連の書類だったためこんな風に分けました。

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「進行中のモノ」と「保管のモノ」と「とりあえず置いておきたいモノ」の3つ。

【進行中】
・進行中の資料

【保管】
・ライフオーガナイズ資料
・その他(たまに見返したいもの・ノートなど)

【とりあえず】
・本

いきなり片づけに取りかかるのではなく、まずは頭の中を整理します。

私はどんな風に使いたいのか?

どうなったら便利なのか?

そのために、どう分類したらいいのか?

じっくり考える事が大事。

大きく枠を決めたら、その次は収納方法を決めていきます。

 

収納方法と収納グッズを決める

カテゴリーごとに「必ずここを探せばある」状態にしたいので、まずは枠になるファイルボックスを用意しました

書類整理

私の場合は、いろんなメーカーのファイルボックスを検討したのですが、無印のスタッキングシェルフに無印のファイルボックスのスタンダードサイズ×2、ワイドサイズ×1がピッタリなので、無印で揃えることにしました。

我が家のワークスペースはダイニングなため、インテリアのことを考え、中身が見えない向きにファイルボックスを置いています。

もし、扉の中で書類を管理するなら、逆向きに置いて中身が一目で見えるようにすると思います。

※ボックスのひとつは「本」で、読みかけの本や資料の本を入れているだけなのでここでは収納方法は割愛します。

 

枠を決めたら、ファイルボックスの中身をさらに取り出しやすく分かりやすくするための収納方法を考えました。

ここで、どんなファイルを選ぶかで今後の「維持できるかどうか」が変わってくるので、ファイル選びはかなり頭を使いました。

まずは、「進行中」の資料から。

書類整理

進行中の書類は、案件ごとにクリアファイルにさっと挟むだけ。

まだ出し入れする事も、書き込むことも多いので、出し入れが簡単で薄手のクリアファイルを使い、付箋にタイトルを大きく書いて内側に貼り付けてます。

以前は、保管書類もとりあえずクリアファイルを使っていて、仕切りを使って分類するようにしていたのですが、これがざっくりな右脳タイプには向いてなかった…

クリアファイルは薄いので量が増えると探すのが結構大変。

なので、私は進行中のモノに限ってクリアファイルを使う、と決めました。

書類整理

右脳タイプさんは、Z型のバインダーもおススメ。

ちょこちょこ増える資料を足していくのも簡単で、処分の時もラク。

綴じてあるので、見返したい時も便利です。

穴をあける手間がいらないのもおススメポイントのひとつです。

背表紙にラベリングできるので、例えば長期保存の必要のない学校のお便りなどにも向いていますね!

 

次に、「保管書類」のファイルです。

書類整理

先ほどご紹介したZ型のファイルや、O型(リング型)のファイルを保管用にしました。

関連する書類は、一つのファイルでまとめてしまうと探す時も分かりやすいからです。

そして、「保管」する書類は、クリアファイルより背表紙があるファイルを使うのがおススメ

背表紙にラベリングできるからです。

パッと見て分かる仕組みにするために、背表紙があるファイルを使うというのは右脳タイプさんにとって大きなポイントだと思います。

ちなみに、私が何度も挫折している、クリアファイルを使って細かく分ける方法はこんな感じ。

書類整理

これは、私的に、すごく探しづらいです。

SNSなどでよく紹介されている方法ですが、私は厚みがあるファイルを使って背表紙にラベリングの方が探しやすいのです。

同じように、この方法が苦手~と言う方は、もしかしたら右脳タイプさんかもしれませんね。

 

もうひとつ、「保管書類」に便利なのがクリアポケットファイルです。

一枚一枚入れるのが右脳タイプとしてはとっても面倒なのですが、何度も見返すマニュアルなどには向いていると思います。

余談ですが、我が家は保険など、サイズがバラバラの書類を管理するためにクリアポケットファイルを使っています。

書類整理

やはり、背表紙にラベリングして一目で分かる収納はリバウンド知らずです。

 

書類管理は、いろんな目的があるのと、出し入れしやすい方法が人によって違うので、うまくできずに悩んでいる方も多いと思います。

まずは、「目的を明確にすること」

そして、「自分に合った方法を取り入れる事」

これが書類管理を成功させる秘訣です。

特に、収納用品を選ぶ時は、利き脳タイプを考慮するとリバウンドしにくいと思います。

↓関連記事↓
利き脳タイプ別収納法とは?利き脳をチェックする方法

春休み中に書類を片づけてスッキリさせたい!と思ってる方に、参考にしていただけると嬉しいです。

 

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