暮らしのこと

【手帳術】やりたいこともできず、時間管理が苦手だった私が、付箋を使って時間をコントロールできるようになったスケジュールの立て方とコツ

時間の効率化や時短術を試しても、やりたいことがなかなかできない…

あっという間に1週間経ってしまい、やろうと思っていたことができなかった…

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こんにちは!

『お気に入りに囲まれた空間で、ワクワク軽やかな日々を送りたい!』

部屋・暮らし・自分自身を整えることに奮闘中の、ライフオーガナイザーのきづきともこです!

このブログでは、自宅の片づけ収納・私がやってよかったこと・お気に入りのものから、自分を整えるために実践していることなどをご紹介しています。

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時間の使い方を効率化して、きっちりスケジュールすれば、やりたい事ができるのでは!?とあれこれ計画を立てては挫折してきた私。

7つの習慣を読み、手帳を自分らしく使うようになってから、より私らしい時間の使い方ができるようになってきました。

特に大きな気持ちの変化は、「時間をうまく使える人」というのは、「なんでも効率的にこなす人」ではなく、「自分で主導権を持ってコントロールできる人」なのでは、と思うようになったこと。

今回は、自分で時間をコントロールできる人になりたい私が、手帳を使って時間を管理する方法や工夫していることをご紹介します。

時間を「見える化」する

時間管理が苦手な人におすすめなのが、「時間の見える化」です。

ちなみに利き脳右右脳タイプの人は、順序立てて計画したり、見通しをたてることが苦手な人が多いです。

そんな私も右右脳タイプで、気分で動くところがあるので、つい楽しい方へ気持ちが逸れて「あーやらなきゃと思ってたこと今日もできなかったー」となることが多々あります。

また、なんとなく「これだけやりたい!」と気合十分にタスクを並べても、結局時間の見積もりが甘く、できなかったということも起こりがちです。

そんな人におすすめなのが、「ウィークリーバーチカルタイプ」の手帳を使って、1週間の時間の見積もりをすることです。

↓こういうフォーマット

時間軸が記されているので、何にどのくらい時間を使えるのか、俯瞰して見ることができす。

私は、週末に翌週のざっくりした予定を立てるようにしています。

まずマンスリーに書き込まれている決まった予定をウィークリーバーチカルに書き込みます。

それから、空いた場所に、やりたい事を付箋に書いて貼り付けています。

私の場合は、フリーランスで自宅で仕事をしているので、日中の時間帯の使い方も自分で決める必要があります。

仕事用のスケジュールを考えるときに、このバーチカルが役に立っています。

同じように、ある程度自分で考えながらお仕事の予定を立てる人も、お仕事以外の時間をどう使おうか考えたい方も、バーチカルは自分が使える時間が分かりやすいのでおすすめです。

あまり予定自体がない人や、小さなお子さんがいて決まった予定を立てられない、という人には、細かい時間軸がなく、一日がざっくり3つに分かれている、ゆるバーチカルのフォーマットもおすすめです。

私も最近までゆるバーチカルを、「午前」「午後」「ToDo」のように使っていました。

▽私のゆるバーチカルの使い方はこちらから

【2022手帳選び】今年使ってよかったエディット週間ノートと、手帳の中身

スケジュールを組むときのポイント

私は、ウィークリーバーチカルでいつ何をしようかな、と考えると、意外とあれもこれもはできないことが分かるようになりました。

時間を見える化していない頃は「あれもそろそろやらなきゃ」とその日その日でタスクに追われているような感覚でしたが、ざっくりでも1週間の時間の見積もりをしておくと、その日にやることだけに集中できるように。

私が意識している、スケジュールを組むときのコツはこちらです。

  1. 余裕を持たせる
  2. 優先順位を意識する
  3. やりたい事は先に予定する
  4. 付箋を使う

順番に説明しますね。

①余裕を持たせる

人は、隙間を見ると埋めたくなります。(これは収納でも同じ…!)

「空間のゆとりは心のゆとり」と同じように、1週間のスケジュールを決めるときは、ゆとりを持ったスケジュールにしておくのがポイントです。

特に、仕事、母、主婦、役員、、、といろんな顔を持つ女性は、家族や人からの急な頼まれごと、またお付き合いも多いと思います。

また、体調やホルモンバランスの変化によっても、動けたり動けなかったりしますよね。

なので、私の場合「これをしよう」という予定は5~6割くらいにしています。

特に、午前のタスクが押したり、子どもたちが帰宅したりで、午後からの予定は狂いやすいので、3時以降は決まったタスクを入れなかったり、週の後半は、前半のタスクが延期されることもあるので、さらにゆとりを持たせるようにしています。

②優先順位を意識する

次に、タスクごとに優先順位を考えます。

やらなきゃ、やらなきゃ、とあれもこれも考えていたら、それだけで疲れそうなので、今週やるべきことと、来週以降で大丈夫なものは、分けて考えるようにしています。

この、優先順位、というのは、時間の管理だけでなく、ものの管理にもとってもつながっていると感じます。

なんだか頭の中がごちゃごちゃしている、というときは「分ける」がおすすめです。

③やりたい事は先に予定する

冒頭でも述べたように、「自分で主導権を持ってコントロールできる人」は、やりたいこともちゃんと楽しめる人だと思います。

タスクを効率的にこなすだけでは、人生楽しくないですもんね。

私も、時間がないわけではないのに、なかなか運動に時間を割けませんでした。

なので、「行けたら行く」という考えをやめて、「事前にスケジュールに組み込む」ようにしました。

やりたいことをちゃんと実行できると、充実度がぐんと上がるのを実感中です。

④付箋を使う

最後に、1週間のスケジュールを計画するときは、付箋を使うようにしています。

見開きページを開いて、空いているところにタスクを書いた付箋を貼っていきます。

付箋を使うのは考えながら「やっぱりこの日にしようかな」とあちこちかんたんに移動させることができ、1週間のバランスを取りやすいからです。

こちらは、最近使い始めたシステム手帳に入れたウィークリーのリフィルです。

元々、仕事のスケジュールは別の手帳で管理していましたが、毎日2冊取り出すのがちょっと面倒になってきて、一元化してみることにしました。

よくあるバーチカルのフォーマットと違う、ちょっと変わったタイムスケジュール用(8:00~18:00)のリフィルを見つけたので購入してみました。

Cookdayの見開き1週間タイムスケジュールというリフィルです。

付箋は、ミニサイズを1時間のタスク、太いサイズを2時間のタスク、と使い分けて、時間の見積もりをしています。

▽付箋はココフセンを使っています

こんな感じで、慌てないようにゆとりを持って、いつ何をしようかざっくり決めています。

今日の第Ⅱ領域を決める

1週間のかんたんな時間の見積もりができたら、あとは毎日そのウィークリーを見て、他のこまごましたタスクと一緒に、1日のスケジュールに落とし込んでいます。

そして、その時に、私は「今日の第Ⅱ領域」であるタスクを決めています。

第Ⅱ領域とは、7つの習慣に出てくる時間管理のマトリックスで、「第Ⅰ領域:重要かつ緊急」「第Ⅱ領域:需要だが緊急でない」「第Ⅲ領域:重要でないが緊急」「第Ⅳ領域:重要でも緊急でもない」のうちの「重要だが緊急でない」タスクのこと。

かんたんにいえば、「自分にとって大事で、やりたいと思っていること」です。

日々、時間に追われていると、この第Ⅱ領域がなかなか実行できないんですよね。

私は、やりたいことも実行して、自分らしい人生を送りたいと思っているので、デイリーページにその日の第Ⅱ領域にあたるタスクを1つ決めて、あえて目立つように書いています。

▽デイリーリフィルは、フランクリンプランナーの7つの習慣リフィルを使っています

時間の効率化や時短術を試しても、やりたいことがなかなかできない…

あっという間に1週間経ってしまい、やろうと思っていたことができなかった…

こんなふうに思っていた私も、自分らしい手帳の使い方を追求していたら、少しずつですが「自分で主導権を持ってコントロールできる」ようになってきているのを感じています。

そして、効率化にフォーカスするのをやめたら、気持ちもラクになり、逆にタスクもやりきれるようになり、さらにやりたいことも実行できるようになってきました。

ほんと不思議ですが、片づけ収納も自分に合う方法が大事なのと同じで、時間管理も手帳の使い方も、自分に合うかどうかがすごく大事だと思う今日この頃です。

参考にしていただけると嬉しいです。

▽手帳の中身はこちらでもご紹介しています

【手帳の中身】「システム手帳って実際どう?」「手帳に何挟んでる?」「バインダーはどこの?」フランクリン手帳の中身をご紹介

【フランクリンプランナー】仕事・自分・家族の時間のバランスを取る方法と「一週間コンパス」の使い方

ライフオーガナイズで暮らしを整える

私が暮らしに取り入れているのは、「自分はこうしたい」を大事にし、ものや考えを整理していく『ライフオーガナイズ』という片づけです。

ライフオーガナイズの片づけスキルを得てからは、片づけたいと思ったらすぐに実行できるようになり、どんな収納方法だったら維持できるか分かるようになり、時間の使い方まで整理できるようになりました。

空間の片づけでなく、自分らしい暮らしが叶っていく「ライフオーガナイズ」をたくさんの方に知っていただきたく、このブログを綴っています。

ライフオーガナイズっておもしろそう!暮らしがラクになりそう!と思っていただけたら嬉しいです♪

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