もう溜めない！書類を種類別に分類＆整理収納するコツ
もう溜めない！書類を種類別に分類＆整理収納するコツ
きづきともこ
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「書類の整理をしなきゃ」と思いながらも、つい後回しにしてしまうことはありませんか？
仕事や家事に追われていると、つい書類が積み重なり、どこに何があるのかわからなくなりがちです。
私も書類の管理は苦手なので、できるだけかんたんに管理できる方法を取り入れるようにしています。
今回は、私が書類の管理方法で意識していることをご紹介します。
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情報の「種類」を理解して、分類する
書類＝情報が紙に記されたものです。
書類の分類は、「情報の重要度」×「保管期間」で考えると、分けやすくなります。
例えば、
- 保険証券や保証書は、「重要」×「利用期間中に使う」もの
- 学校の年間行事のお知らせプリントは、「重要」×「1年間使う」もの。
- 支払いの振込書類や、締め切りのある提出書類は、「重要」×「早めに使う」もの。
- いつか行ってみたい近所のカフェのチラシは、「重要ではない」×「数か月以内に使う」もの。
- 不要なチラシは「重要でない」×「使わない」もの。
このように、同じ重要書類でも、すぐに使うものと保管するものを混ぜてしまうと途端に探しにくくなってしまいます。
また、早めに使う書類でも、重要なものとそうでないものを混ぜてしまうと、うっかり提出を忘れてしまった…なんてことに。
「この情報は、いつ、何のために使うのか」を言語化してみると、その後の保管方法が見えてくるようになりました。
不要な書類は早めに処分、溜めないルール作り
分類は、書類を受け取ったその場で判断するのが理想ですが、難しいことも多いので、一時保管ボックスに入れて週に1回程度チェックし、定位置へ保管するようにしています。
特に、お知らせ関連や、短期保管の書類は、さっさと判断しないとすぐに忘れてしまいます。
- 不要なチラシは即捨て。
- 封筒はすぐに開封、同封の要らないお知らせは即捨て、必要な部分だけ抜きとる。
- 読んだら終わりの情報は、その場で読んで処分。
- 早めに処理が必要なものは、手帳に締め切り日を書き込んで一時置きボックスへ。
- 保管が必要な書類はいったん一時置きボックスへ、まとめて片づけ。
といった感じで、あとから判断するものは極力減らすよう、その場で処理するように心がけています。
▽一時置き場にしているのはリヒトラブのデスクトレー
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収納方法はそのあと。大事なのは分類と見直し
早めに使う書類は、一時置き場に置いておく、というくらいかんたんな仕組みにしていますが、長期保管の書類は後から見返しやすいようにファイルに収納するようにしています。
背表紙があるファイルを使用し、ラベリングをすることで、時間がたっても分かるように分類して収納しています。
ただし、長期保管の書類は、こまめに見直さないので気づいたら情報が古くなっているなんてこともあるあるです。
なので、それらの書類は、月に1回のLIVE roomを利用したり、ライフステージが変わる3月～4月に見直すようにしています。
▽一家に一台あると便利なピータッチ
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世の中には、いろんな書類の収納方法が紹介されています。
私もいろんな収納方法を試してきましたが、結局うまく管理できず、細かい管理だと把握できずイヤになっていました。
だけど、「書類」は「情報」の整理だと気づいてからは、だいぶ管理しやすくなりました。
今は、「ここを探せばある」というのが、私の書類管理のOKライン。
「情報を混ぜない」こと。それから「定期的に目を通すこと」を意識しています。
書類管理が苦手な方は、収納方法の前に、まず「分類」することから始めてみると、うまくいくと思います！
苦手意識が強すぎて、分類すらフリーズしてしまう…、という方はお気軽にご相談くださいね！
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記事を書いた人
夫と中学生の息子、小学生の娘の4人暮らし。
2015年より自宅の暮らしについての収納インテリアブログを始め公式ブロガーに。ライターとしても活動。2020年、40代でライフオーガナイザーとして収納コンサル・講座活動スタート。2023年よりブログのサポート開始。
内向的で直感型。利き脳は右右脳タイプ。
